Verwaltervertrag: Die große Checkliste vor der Unterschrift
Der Verwaltervertrag entscheidet darüber, was die Verwaltung leisten muss — und was extra kostet. Diese Checkliste zeigt, welche Klauseln Sie vor der Unterschrift prüfen sollten.
Warum der Verwaltervertrag so wichtig ist
Die Bestellung des Verwalters und der Verwaltervertrag sind zwei verschiedene Dinge: Die Bestellung verleiht das Amt, der Vertrag regelt Vergütung, Leistungsumfang und Pflichten im Detail. Während das Gesetz die Aufgaben des Verwalters nur grob umreißt, entscheidet der Vertrag darüber, was im Pauschalpreis enthalten ist — und wofür die Gemeinschaft später Zusatzrechnungen erhält.
Viele Eigentümergemeinschaften unterschreiben den vom Verwalter vorgelegten Mustervertrag ungeprüft. Das rächt sich oft erst nach Jahren, etwa wenn jede zusätzliche Leistung berechnet wird oder die Gemeinschaft beim Verwalterwechsel an unklare Klauseln gebunden ist. Lassen Sie den Entwurf vom Beirat prüfen — bei größeren Objekten lohnt auch ein anwaltlicher Blick.
Laufzeit und Kündigungsregeln
Das WEG begrenzt die Bestellung des Verwalters: höchstens drei Jahre bei der Erstbestellung nach Begründung des Wohnungseigentums, danach höchstens fünf Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Der Vertrag sollte an die Bestellung gekoppelt sein — eine längere Vertragslaufzeit als die Bestellung ist unzulässig bzw. läuft ins Leere.
Seit der WEG-Reform kann die Gemeinschaft den Verwalter jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen; der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate später automatisch (§ 26 Abs. 3 WEG). Klauseln, die dieses Recht einschränken, sind unwirksam. Wie Abberufung und Kündigung zusammenspielen, erklärt der Beitrag Hausverwaltung kündigen.
- Laufzeit deckungsgleich mit der Bestellung (max. 3 bzw. 5 Jahre)
- Keine automatische Verlängerungsklausel über die Höchstdauer hinaus
- Klare Regelung zur Vergütung für die Zeit zwischen Abberufung und Vertragsende
- Pflicht zur geordneten Unterlagen-Übergabe bei Vertragsende ausdrücklich festhalten
Grundleistungen vs. Sonderleistungen: Die entscheidende Tabelle
Der wichtigste Teil des Vertrags ist der Leistungskatalog. Grundleistungen sind mit der Pauschalvergütung abgegolten, Sonderleistungen werden zusätzlich nach Stundensatz oder Pauschale berechnet. Typische Abgrenzung:
| Grundleistungen (in der Pauschale) | Sonderleistungen (gegen Zusatzvergütung) |
|---|---|
| Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung erstellen | Erstellung von Bescheinigungen (z. B. § 35a EStG über das Übliche hinaus) |
| Jährliche Eigentümerversammlung einberufen und leiten | Zusätzliche bzw. außerordentliche Versammlungen |
| Umsetzung gefasster Beschlüsse | Begleitung von Großsanierungen und Fördermittelanträgen |
| Laufende Instandhaltung beauftragen und überwachen | Mahn- und Klageverfahren gegen säumige Eigentümer |
| Kontoführung, Hausgeld-Einzug, Belegprüfung mit Beirat | Verkaufsabwicklung: Verwalterzustimmung nach § 12 WEG |
| Verkehrssicherung organisieren, Dienstleister steuern | Teilnahme an Gerichts- und Behördenterminen |
Vergütungsklauseln richtig lesen
- Pauschale pro Einheit: Üblich sind je nach Region und Objektgröße 18–35 € pro Einheit und Monat für die WEG-Verwaltung — Vergleichswerte liefert der Beitrag Hausverwaltung-Kosten.
- Stundensätze für Sonderleistungen: Marktüblich sind 80–120 €. Höhere Sätze sollten begründet sein.
- Preisanpassungsklauseln: Indexierungen oder automatische Erhöhungen müssen transparent und der Höhe nach begrenzt sein — pauschale „Anpassungen nach billigem Ermessen" sind ein Warnsignal.
- Nebenkosten: Porto, Kopien und Fahrtkosten sollten in der Pauschale enthalten sein oder klar gedeckelt werden.
- Umsatzsteuer: Prüfen Sie, ob Preise brutto oder netto ausgewiesen sind — bei Privateigentümern zählt der Bruttopreis.
Vollmachten und Verfügungsgrenzen
Der Verwalter vertritt die Gemeinschaft nach § 9b WEG ohnehin weitgehend nach außen. Im Innenverhältnis sollte der Vertrag aber Grenzen ziehen: Bis zu welchem Betrag darf die Verwaltung ohne Beschluss Aufträge vergeben? Üblich sind Verfügungsgrenzen von einigen hundert bis wenigen tausend Euro je Einzelfall für laufende Instandhaltung, plus eine Notfallregelung für Gefahrenabwehr (Rohrbruch, Sturmschaden).
Bei der Mietverwaltung gilt das genauso: Regeln Sie ausdrücklich, ob die Verwaltung Mietverträge abschließen, Mieterhöhungen aussprechen und Handwerker bis zu welcher Summe beauftragen darf.
Typische Fallstricke im Verwaltervertrag
- Haftungsbeschränkungen: Klauseln, die die Haftung der Verwaltung auch für grobe Fahrlässigkeit ausschließen, sind unwirksam — und ein schlechtes Zeichen. Fragen Sie nach der Vermögensschadenhaftpflicht.
- Fehlende Zertifizierung: Verlangen Sie den Nachweis als zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG und die Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO als Vertragsbestandteil.
- Schwammige Übergabepflichten: Ohne klare Regelung zur Herausgabe aller Unterlagen bei Vertragsende wird jeder spätere Wechsel zäh.
- Kopplungsgeschäfte: Klauseln, die die Gemeinschaft an Versicherungen oder Dienstleister aus dem Umfeld der Verwaltung binden, gehören gestrichen.
Am besten verhandelt es sich mit Alternativen in der Hand: Über eine kostenlose Anfrage erhalten Sie mehrere Vertragsangebote geprüfter Verwaltungen und können Leistungskataloge und Konditionen direkt nebeneinanderlegen.
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Häufige Fragen
Wie lange darf ein Verwaltervertrag laufen?
Die Bestellung des WEG-Verwalters ist auf höchstens drei Jahre bei der Erstbestellung und danach auf höchstens fünf Jahre begrenzt (§ 26 Abs. 2 WEG). Der Vertrag sollte dieselbe Laufzeit haben.
Was sind Sonderleistungen im Verwaltervertrag?
Sonderleistungen sind Aufgaben, die nicht mit der Grundpauschale abgegolten sind — etwa zusätzliche Versammlungen, Mahnverfahren, Sanierungsbegleitung oder die Verwalterzustimmung beim Verkauf. Sie werden nach Stundensatz oder Einzelpauschale berechnet.
Kann ein Verwaltervertrag vorzeitig beendet werden?
Ja. Die WEG kann den Verwalter jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen; der Vertrag endet dann automatisch spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG).
Wer schließt den Verwaltervertrag ab?
Vertragspartner ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE), nicht der einzelne Eigentümer. Die Eigentümerversammlung beschließt über den Vertragsabschluss, meist zusammen mit der Bestellung des Verwalters.